Política de privacidad

1. Responsable y contacto

Esta política abarca ECU – Ambulancias (antes ECU Paciente), ECU Unidad / ECU Móvil, ECU Despacho y la plataforma web app.emergencycareunit.org, incluidos los enlaces de inscripción y localización vinculados a sus servicios.

El responsable de la información es Emergency Care Unit Corp. (ECU).

Q Labs Digital LLC desarrolla y mantiene la plataforma y brinda apoyo técnico conforme a las instrucciones y autorizaciones de ECU. La cuenta de publicación en Google Play se identifica como Q Labs Dev.

Las funciones y la información disponible dependen de la aplicación, el rol y las autorizaciones del usuario. Esta política no sustituye los consentimientos de atención médica ni las autorizaciones específicas para divulgar un expediente.

2. Información y finalidades

ECU recibe información del usuario, del paciente o su representante autorizado, del personal que participa en el servicio y de las integraciones operativas habilitadas. Según la función utilizada, puede incluir:

Identidad y cuenta

Nombre, apellidos, usuario, correo, teléfono, rol y registros de acceso para identificar personas, gestionar cuentas y controlar el acceso.

Salud y atención

Fecha de nacimiento, síntomas, antecedentes, alergias, medicamentos, necesidades de comunicación, evaluación, signos vitales, tratamiento y demás información registrada durante el servicio.

Expedientes y facturación

Hojas de incidente y despacho, firmas, revisiones, adjuntos, cubierta médica y facturación, e identificación del personal y profesionales. Los formularios pueden incluir número de Seguro Social cuando se registre en el campo correspondiente.

Familiares y representantes

Contacto, relación con el paciente y documentación de autoridad cuando sea necesaria para gestionar información de otra persona.

Ubicación y operación de ambulancias

Direcciones, referencias, coordenadas, puntos del mapa, precisión y hora del reporte; identificación de la unidad o dispositivo, estado, velocidad, rumbo y batería cuando estén disponibles.

Comunicaciones

Mensajes de texto, audio transmitido en funciones de voz, grabaciones de Zello descritas en la sección 4, correos, solicitudes de soporte y contenido aportado como imágenes o videos.

Administración

Datos de personal, jornadas, compensación, compras y documentos de gestión en los módulos autorizados. Los avisos laborales específicos complementan esta política.

Funcionamiento y seguridad

Dirección IP procesada por la infraestructura, características del dispositivo o navegador, fechas, errores, registros de solicitudes y estadísticas de navegación.

ECU utiliza estos datos para recibir y coordinar solicitudes de ambulancia, localizar pacientes y unidades, facilitar comunicaciones, documentar la atención, gestionar facturación y operaciones, atender solicitudes de privacidad y mantener la seguridad y el funcionamiento de la plataforma.

En ECU – Ambulancias, el perfil del paciente permite registrar datos personales y de contacto, necesidades e idioma de comunicación, alergias, medicamentos e historial médico. Las funciones de expedientes, facturación y administración descritas arriba corresponden a las herramientas del personal autorizado.

No todas las personas aportan todas estas categorías. Los permisos y las funciones utilizadas determinan parte de la información recibida. No incluya datos clínicos innecesarios en sugerencias, capturas de pantalla o consultas de soporte.

Cuando un uso o divulgación requiera una autorización específica, esa autorización es distinta de la lectura de esta política. ECU no vende datos personales ni los utiliza para publicidad personalizada.

3. Ubicación y permisos

ECU – Ambulancias

Con el permiso del dispositivo, la aplicación puede obtener la ubicación al utilizar la pantalla de ayuda, incluso antes de enviar una solicitud, para disponer de un punto y una dirección. Al solicitar ayuda o utilizar un enlace de localización, puede transmitir actualizaciones de ubicación para que ECU encuentre al paciente. Los enlaces presentan avisos según su propósito. Negar o revocar el permiso puede requerir indicar la dirección por otro medio.

ECU Unidad / ECU Móvil

Al iniciar el seguimiento, se envían posiciones y los datos operativos disponibles de la ambulancia. En Android puede continuar con la aplicación en segundo plano o la pantalla apagada mediante un servicio con notificación persistente. El control Detener finaliza los nuevos reportes; no elimina los ya enviados.

Mapas y direcciones

La plataforma puede conservar coordenadas o un Plus Code para mostrar el punto original en un mapa, aunque el documento muestre una dirección legible. Los servicios de mapas y geocodificación pueden recibir direcciones o puntos geográficos para realizar esas funciones.

ECU Despacho

En las versiones que incorporan lectura de la última llamada entrante o perdida, se consultan su número, tipo, fecha, duración y nombre almacenado si existe. Esta función identifica al llamante; no graba el audio de la llamada. El acceso depende de los permisos y de la versión instalada.

Otros permisos

El micrófono se utiliza en las comunicaciones de voz. En las herramientas del personal autorizado, la cámara y la selección de archivos se utilizan cuando se aporta contenido en una función habilitada. Los permisos se pueden revocar en los ajustes del dispositivo, lo que puede limitar la función correspondiente.

4. Comunicaciones y grabaciones

Salas de voz dentro de ECU

Las salas de voz de la aplicación ECU no graban ni conservan grabaciones de audio. El audio se transmite para permitir la conversación en vivo. Esto es distinto de Zello.

Zello

ECU utiliza Zello para comunicaciones internas entre despacho, ambulancias y supervisión. Estas comunicaciones se graban en Zello y pueden incluir información relacionada con la atención. Despacho tiene acceso limitado a grabaciones; el presidente de ECU administra la cuenta y dispone del historial completo disponible en su consola.

Según el período de conservación informado por ECU, los mensajes y grabaciones de Zello se conservan hasta un máximo de dos años. Una instrucción que deba documentarse en el expediente tiene el tratamiento de ese expediente; el plazo de Zello no determina cuánto se conserva la documentación clínica.

Llamadas e instrucciones de tratamiento

ECU no graba actualmente las llamadas telefónicas. Las instrucciones del director médico se comunican preferentemente por teléfono; Zello puede utilizarse como alternativa a través de despacho cuando no hay comunicación celular. El paramédico documenta la atención y el supervisor verifica esa documentación. La aplicación no convierte automáticamente una conversación en expediente clínico.

Chat de texto de las salas

El chat de las salas de ECU conserva una copia local limitada de mensajes por incidente en el navegador o contenedor de la aplicación. Cerrar la sala o la sesión no garantiza que esa copia se borre. Los mensajes pueden contener información del servicio y deben manejarse según su contenido.

Si ECU incorpora grabación telefónica o cambia el funcionamiento de sus salas de voz, deberá establecer los avisos y autorizaciones aplicables antes de utilizarla y actualizar esta política.

5. Acceso y proveedores

Puede acceder el personal de ECU autorizado para sus funciones. Según el servicio y la autorización o fundamento legal correspondiente, ECU puede comunicar información a hospitales y profesionales que participan en el tratamiento; aseguradoras y la persona o servicio externo que realiza la facturación; el paciente o su representante autorizado; y autoridades cuando la divulgación esté permitida o sea exigida por la ley.

Una solicitud de una agencia no autoriza por sí sola a entregar un expediente completo. El parentesco o figurar como contacto de emergencia tampoco concede acceso ilimitado.

Los proveedores tecnológicos procesan información según la función prestada:

• Q Labs Digital LLC: desarrollo, mantenimiento y soporte autorizado.
• Vercel: alojamiento y procesamiento de la web, registros técnicos y analítica de navegación.
• Supabase: cuentas, perfiles, registros y metadatos de la aplicación, y compatibilidad con almacenamiento anterior.
• Cloudflare R2: documentos, archivos y adjuntos según el módulo.
• Oracle Cloud Infrastructure: servicios operativos de seguimiento, comunicaciones, correo y calendario.
• LiveKit autohospedado: tecnología de salas de voz y mensajes operada en la infraestructura del servicio; no corresponde a almacenamiento de grabaciones de las salas de ECU.
• Google Maps y geocodificación: mapas, consulta de localizaciones y conversión de puntos en direcciones.
• Zello: comunicaciones internas, sus grabaciones e integración de ubicación y estado de unidades.
• WorkOS: identificación e inicio de sesión cuando se utiliza ese método de acceso.
• SiteGround: servicio de correo electrónico de ECU.
• Liberty: servicio telefónico de ECU.

No todos los proveedores reciben las mismas categorías de datos. La infraestructura y sus proveedores pueden procesar información fuera de Puerto Rico; esta política no garantiza almacenamiento exclusivamente local. Imprimir, descargar o remitir un documento produce copias que también requieren manejo autorizado.

6. Cookies, analítica y seguridad

La plataforma utiliza mecanismos de sesión y preferencias para el acceso y funcionamiento. La versión web instalable puede guardar recursos de interfaz en el dispositivo. Esto es distinto del historial de chat descrito en la sección 4.

La web integra Vercel Web Analytics para estadísticas de uso. Los eventos pueden incluir rutas visitadas, referencias de navegación y características técnicas; algunas rutas pueden contener identificadores de la aplicación. Estos datos no se utilizan para publicidad personalizada.

La plataforma incorpora autenticación, controles de acceso por rol y conexiones HTTPS. Los formularios que utilizan el flujo de almacenamiento cifrado reciben protección específica antes de guardarse. Esto no significa que todos los datos y comunicaciones estén cifrados de extremo a extremo.

Proteja sus credenciales y el acceso al dispositivo, especialmente si lo comparte. Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta. ECU atenderá los incidentes de privacidad y las notificaciones que correspondan según las obligaciones aplicables.

7. Conservación de datos

El tiempo de conservación depende de la información, del propósito del servicio y de las obligaciones aplicables. Se consideran la atención prestada, documentación clínica y de despacho, facturación, auditorías, edad del paciente, solicitudes pendientes y obligaciones de preservar evidencia.

Expedientes, formularios y documentación del servicio

Se conservan conforme a las obligaciones clínicas, administrativas y de facturación aplicables. Eliminar una cuenta no elimina automáticamente estos registros. No existe un único plazo en esta política que se aplique a todos los expedientes.

Cuenta y perfil

Se mantienen mientras sean necesarios para el servicio solicitado. Ante una solicitud de eliminación, ECU identifica y elimina los datos que no deban conservarse por un motivo legítimo, como obligaciones legales, documentación de atención, seguridad o prevención del fraude.

Ubicaciones y telemetría

Se conservan según la necesidad operativa del seguimiento y la documentación necesaria del servicio. Reducir un historial detallado puede conservar todavía el primer y último punto u otros datos que formen parte del registro del servicio.

Comunicaciones

Zello: hasta dos años, según lo informado por ECU. Salas de voz de ECU: sin grabación ni conservación de audio. Los mensajes de texto y las instrucciones incorporadas a un expediente se tratan según el contenido, la documentación necesaria y el medio donde se almacenan.

Registros técnicos y de seguridad

Se conservan mientras sean necesarios para diagnóstico, protección de accesos, investigación de incidentes y obligaciones documentales pertinentes.

Respaldos y exportaciones

Se sujetan al ciclo de recuperación o conservación correspondiente y a la necesidad de preservar documentos concretos. La eliminación no implica un borrado instantáneo de todas las copias de respaldo.

La recuperación de formularios desde la papelera durante 30 días es una función operativa, no una regla de destrucción de expedientes a los 30 días.

Cuando resuelva una solicitud de eliminación, ECU informará qué se eliminó, qué información debe conservar y por qué, y el plazo o criterio aplicable. La mera desactivación del acceso no se considera eliminación de la cuenta y sus datos.

8. Solicitudes de privacidad y eliminación de cuenta

Puede solicitar acceso o copia de información, corregir datos, eliminar su cuenta de ECU y sus datos asociados, o presentar una preocupación de privacidad. No necesita iniciar sesión ni reinstalar la aplicación para comenzar el trámite.

1. Escriba a app@emergencycareunit.org. Para eliminar una cuenta, indique como asunto Eliminar mi cuenta de ECU.
2. Incluya su nombre, el correo o usuario asociado si lo conoce, un medio de contacto y lo que solicita.
3. ECU coordinará la verificación de identidad o representación y le comunicará el resultado, incluidos los datos que deba conservar y la razón correspondiente.

El botón abre su aplicación de correo; usted confirma el envío. Si no tiene una aplicación de correo configurada, puede escribir directamente a la dirección indicada.

También puede presentar su solicitud en la oficina de ECU: 316 Calle Fernández García, Luquillo, Puerto Rico 00773.

No envíe contraseñas, códigos de acceso, su expediente completo, número de Seguro Social completo ni copias de identificación por correo abierto para iniciar el trámite. Si se necesita información adicional, ECU coordinará cómo aportarla.

La verificación será proporcional a la solicitud. ECU atenderá cada caso conforme a los plazos y derechos aplicables; una confirmación de recepción no sustituye la respuesta. Si una solicitud no procede total o parcialmente, se explicará la razón y cómo pedir revisión.

Corregir un expediente puede requerir una enmienda que preserve el original. Eliminar la cuenta no autoriza a destruir documentación clínica o de facturación que deba conservarse, según la sección 7. Desinstalar la aplicación, revocar permisos o cerrar sesión no elimina por sí solo la cuenta ni los datos del servidor.

El correo de privacidad no es un canal para emergencias.

9. Menores y representantes

ECU – Ambulancias está dirigida a personas de 13 años en adelante. La aplicación no está dirigida al uso independiente por menores de 13 años; un adulto puede solicitar ayuda para ellos. Solicitar ayuda y administrar un perfil médico son funciones distintas. La gestión de un perfil de un menor debe realizarse bajo supervisión de un padre, madre, tutor o representante con la autoridad correspondiente.

ECU debe verificar la autoridad de quien solicite acceso a la información de un menor. Ser familiar o contacto de emergencia no basta para obtener acceso a todo el expediente. El alcance del acceso depende de la autoridad, la situación del paciente y los derechos y excepciones aplicables.

Cuando sea necesario obtener autorización de un padre, madre o tutor para recopilar o utilizar datos de un menor, esta debe gestionarse conforme al uso concreto y a la normativa aplicable. Esta política no constituye esa autorización ni confirma por sí sola la identidad o autoridad de un representante.

Para consultar sobre información de un menor o solicitar acceso, corrección o eliminación, utilice los medios de la sección 8. Una solicitud urgente de ayuda no debe confundirse con el trámite administrativo para obtener copias o modificar un perfil.

10. Cambios de esta política

ECU publicará las actualizaciones en esta misma dirección con su fecha de vigencia. Los cambios materiales se comunicarán por los canales pertinentes y, cuando se requiera, se solicitará autorización adicional antes del nuevo uso de la información.

Contacto: app@emergencycareunit.org.